شماره مجازی چیست و چگونه کار می کند؟

با ورود فضای مجازی به زندگی واقعی ما، حتما درباره شماره مجازی شنیده‌اید. با افزایش افرادی که از راه دور کار می‌کنند، تلفن‌های ثابت سنتی نمی‌توانند نیازهای کسب و کار آنلاین شما را برآورده کنند. بنابراین باید راه بهتری برای مدیریت ارتباطات تجاری شما وجود داشته باشد. موج جدیدی از سیستم‌های تلفن اداری وجود دارد که به اندازه کافی انعطاف‌پذیر هستند تا نیازهای یک تیم راه دور را حتی هنگام کار در خانه برآورده کنند. اما آیا استفاده از شماره تلفن مجازی دشوار است؟ چرا باید به آن‌ها اهمیت داد؟ در ادامه تمام نکات درباره شماره تلفن های مجازی و آنچه باید در مورد نحوه عملکرد آن‌ها بدانید را توضیح خواهیم داد.

شماره مجازی چیست؟

شماره مجازی شماره تلفنی است که به یک مکان ثابت محدود نشده است. از شماره های مجازی می‌توان برای برقراری یا دریافت تماس با هر تلفنی مانند تلفن‌های رومیزی، تلفن‌های همراه یا تلفن‌های نرم‌افزاری استفاده کرد. این برای کارمندان در دفتر یا کسانی که در خانه کار می‌کنند عالی است. می‌توانید انتخاب کنید کدام دستگاه‌ها تماس‌ها را از شماره مجازی دریافت کنند و در صورت نیاز آن‌ها را تغییر دهید. محبوبیت شماره تلفن‌های مجازی افزایش یافته است زیرا کسب‌وکارها از آن‌ها برای پذیرش تماس‌های مشتریان در سرتاسر جهان، صرف‌نظر از این‌که دفاترشان در کجا واقع شده‌اند، استفاده می‌کنند. این شماره‌ها به آن‌ها امکان برقراری ارتباطی یکپارچه با مشتریان خود را می‌دهد.

شماره مجازی چگونه کار می‌کند؟

شماره تلفن‌های مجازی نیازی به سیم کارت یا آدرس فیزیکی ندارند، بلکه از فناوری اینترنت امن برای برقراری تماس‌های تلفنی واقعی بین افراد استفاده می‌کند. در عوض، شماره‌های مجازی تماس‌ها را از طریق پروتکل Voice Over Internet یا به اختصار VoIP می‌پذیرند. اساسا، این همان فناوری اثبات شده‌ای است که برای برقراری تماس و پیامک از طریق I Message، واتس‌اپ یا گوگل ویس (Google Voice) استفاده می‌شود. VoIP می‌تواند ارتباطات را با استفاده از اتصالاتی با پهنای باند گسترده فراهم کند. در طول سال‌ها، VoIP، کیفیت تماس بالایی را بدون مصرف داده‌های زیاد ارائه می‌کند.

شماره تلفن در ایالات متحده قابل حمل است، بنابراین شما حتی نیازی به جابجایی ندارید. این فرآیند به عنوان «انتقال شماره» شناخته می‌شود و تضمین می‌کند که می‌توانید شماره تلفن کسب و کارتان را با خود حمل کنید. در نتیجه، برای برقراری تماس از طریق شماره تلفن VoIP نیازی به اتصال اینترنت سیمی ندارید، بلکه تا زمانی که یک اتصال داده سریع و قابل اعتماد مانند LTE یا Wi-Fi دارید، می‌توانید تماس برقرار کنید. این‌گونه است که شماره تلفن‌های مجازی به شما امکان می‌دهد از طریق تلفن همراه خود تماس دزیافت کنید.

تفاوت بین شماره مجازی و شماره معمولی

میلیون‌ها شماره تلفن وجود دارد که می‌توانید از میان آن‌ها انتخاب کنید. آن‌ها به دو دسته تقسیم می‌شوند: شماره مجازی و شماره معمولی. اما سوالی که پیش می‌آید این است که، تفاوت بین این دو چیست؟ و چگونه می‌توانید تصمیم بگیرید که کدام یک برای شما بهترین است؟ بیایید با شماره تلفن‌های معمولی شروع کنیم.

شماره تلفن‌های سنتی معمولا توسط شرکت مخابرات نصب و ارائه می‌شوند. شرکت‌های تلفن معمولا خطوط تلفن را به آدرس خیابان محل نصب آن اختصاص می‌دهند. این نوع تلفن نیاز به خطوط تلفن دارند که در سراسر ساختمان اجرا شود. نصب خطوط مخابراتی همیشه آسان و در هر دفتری امکان‌پذیر نیست.

با این حال، یک شماره تلفن مجازی می‌تواند موقعیت مکانی را تشخیص دهد و به یک مکان محدود نمی‌شود و برای کارمندان در داخل و خارج از دفتر کار می‌کند. این بدان معنا است که تیم داخلی یامجازی شما می‌تواند از شماره تلفن‌مجازی موجود در دفتر، خانه یا تلفن همراه خود تماس‌ها را دریافت کند و بسته به در دسترس بودن کارکنان خود، می‌توانید انتخاب کنید چه کسی تماس‌های دریافتی را از شماره تلفن مجازی دریافت کند.

مزایای شماره مجازی

اکنون که ایده بهتری در مورد این نوع شماره تلفن‌ها دارید، وقت آن است که تصمیم بگیرید آیا کسب و کار شما به شماره تلفن مجازی نیاز دارد یا خیر. در اینجا چند مزیت مفید که باید در مورد شماره تلفن های‌مجازی بدانید آورده شده است.

۱. هزینه‌های گران قیمت را با شماره تلفن‌های محلی حذف کنید

مردم می‌توانند از سیستم تلفن‌مجازی شما در هر نقطه از جهان بدون پرداخت هزینه‌های گران تماس استفاده کنند. به این صورت که شما می‌توانید یک شماره تلفن رایگان یا یک شماره تلفن محلی با تخفیف به مشتریان خود ارائه دهید و از آن‌ها بخواهید با شماره تلفن رایگان شما تماس بگیرند. معمولا مشتریان از این قابلیت استقبال می‌کنند زیرا شماره تلفن مجازی برای برقراری تماس، هزینه اضافی برای آن‌ها ندارد. هنگامی که آن‌ها با این شماره‌ها تماس می‌گیرند، صرف نظر از این‌که در کشورهای مختلف باشند به تیم فروش شما هدایت می‌شوند.

۲. رضایت تماس گیرندگان را از خدمات پشتیبانی بهبود بخشید

یک اپراتور خودکار به تماس‌گیرندگان خوش‌آمد می‌گوید و منوی ساده‌ای را برای دسترسی به شخصی که می‌تواند مشکل آن‌ها را حل کند ارائه می‌دهد. این ویژگی تضمین می‌کند که تماس‌گیرندگان وقت خود را برای توضیح دادن مشکل خود به شخص نامناسب تلف نمی‌کنند. در واقع آن‌ها برای رسیدن به کسی که بتواند مشکل‌شان را حل کند نیازی به عبور از چندین نفر نخواهند داشت. به عنوان مثال، اگر شخصی با شماره تلفن مجازی شما تماس بگیرد تا در مورد سؤال صورت حساب راهنمایی دریافت کند، تماس او به یک نماینده در تیم مالی شما هدایت می‌شود. سیستم‌های تلفن سنتی این ویژگی‌های قدرتمند مسیریابی تماس را شامل نمی‌شوند.

۳. از پست صوتی رهایی پیدا می‌کنید

یک شماره تلفن سنتی به یک تلفن متصل می‌شود. اما چه اتفاقی می‌افتد وقتی فردی که پشت آن میز است خارج از دفتر باشد؟ شما چاره‌ای ندارید جز این‌که پیام خود را به پست صوتی بفرستید. برخی تحقیقات نشان می‌دهد که اگر مشتریان پیام خود را به پست صوتی شما بفرستند، احتمال دارد که دیگر با شما تماس نگیرند. اینجا است که شماره مجازی این مشکل را حل می‌کند. شما می‌توانید اتصال تلفن رومیزی را خاموش کنید و از نمایندگان دیگر بخواهید به تماس‌های تلفن همراهشان پاسخ دهند. این قابلیت احتمال این‌که تماس گیرندگان قربانی پست صوتی نشود را کاهش می‌دهد. اما اگر همچنان پیام آن‌ها روی پست صوتی باشد، هنوز امیدی وجود دارد؛ زیرا یک سیستم تلفن مجازی پیام را رونویسی می‌کند و در عرض چند ثانیه برای شما ایمیل می‌کند.

۴. کارمندان می‌توانند تجارت را از تلفن شخصی خود جدا کنند

فقط در تماس‌های دریافتی نیست که یک شماره تلفن مجازی به کارتان می‌آید. می‌توانید از همان شماره برای برقراری تماس‌های خروجی چه با مشتریان و چه با همکارانتان استفاده کنید و وقتی این کار را انجام می‌دهید، شناسه تماس شما از دیگران پنهان می‌شود. بیش از ۳۸ درصد از شرکت‌ها اعضای تیمی دارند که از راه دور کار می‌کنند.

کارکنان از راه دور نیازی به نصب تلفن رومیزی در خانه خود ندارند و یا از تلفن همراه خود برای برقراری تماس‌های کاری استفاده نمی‌کنند، بلکه آن‌ها معمولا از شماره مجازی استفاه می‌کنند، زیرا شماره تلفن‌مجازی شناسه تماس آن‌ها را پنهان می‌کند، که به آن‌ها کنترل و آرامش بیشتری در هنگام تماس با مخاطبین می‌دهد. بنابراین با استفاده از شماره‌تلفن‌مجازی دیگر لازم نیست نگران باشید که مشتریان شماره خصوصی شما را می‌دانند. می‌توانید ساعات کاری را برای شماره تلفن مجازی انتخاب کنید تا تماس‌های ورودی را بپذیرد یا آن‌ها را به یک پست صوتی هدایت کنید.

محافظت در برابر کلاهبرداری‌های تلفن مجازی

بر کسی پوشیده نیست که کلاهبرداری‌های تلفنی در حال افزایش است. عدم اطمینان و اضطراب مالی فقط اثربخشی آن‌ها را افزایش می‌دهد. حتی به عنوان یک صاحب کسب و کار، شما هدف اصلی کلاهبرداری‌های تلفنی هستید. شماره‌تلفن‌مجازی با خود مسئولیتی دارند که دیگران را فریب ندهند. با این حال، ممکن است تماس‌های تلفنی با شناسه تماس‌ جعلی دریافت کنید که ادعا می‌کند بانک شما یا یک اداره دولتی است. نکته اصلی این است که لزوماً نمی‌توانید به شماره‌هایی که با شما تماس می‌گیرند اعتماد کنید. اگر تماس مشکوکی از بانک خود دریافت کردید، هیچ اطلاعاتی به آن‌ها ندهید. تلفن را قطع کرده و مستقیماً با شماره تلفن درج شده در وب سایت رسمی بانک تماس بگیرید.

تا آنجا که به شماره تلفن‌های مجازی شما مربوط می‌شود، باید از آن‌ها در برابر سواستفاده محافظت کنید. مطمئن شوید که از رمزهای عبور امن و پیچیده برای سیستم تلفن مجازی خود استفاده می‌کنید. ایمیل‌های ارائه‌دهنده VoIP خود را در صندوق ورودی لیست سفید اضافه کنید تا در صورت وجود هرگونه فعالیت مشکوک فورا هشدار دریافت کنید. از آنجایی که همه تماس‌ها از طریق اینترنت انجام می‌شود، امنیت شبکه حیاتی است.

• اطمینان حاصل کنید که تلفن‌ها و رایانه‌ها به روز رسانی سیستم عامل را دریافت می‌کنند.
• نرم‌افزار آنتی ویروس را برای شناسایی بدافزارها و روت کیت‌ها نصب کنید.
• برای دسترسی به سیستم تلفن های مجازی خود از رمزهای عبور پیچیده و ایمن استفاده کنید و از آن‌ها استفاده مجدد نکنید.
• اگر از Wi-Fi عمومی استفاده می‌کنید، از VPN حرفه‌ای استفاده کنید.

نحوه دریافت شماره تلفن مجازی

شکی نیست که شماره تلفن‌های مجازی نسبت به شماره‌های تلفن ثابت مفیدتر هستند. آن‌ها برای مشاغل کوچک با کارکنان از راه دور و همچنین شرکت‌های بزرگ‌تر که نیاز به مدیریت ارتباطات در مراکز تماس خود دارند، بسیار موثر هستند. شماره تلفن‌های مجازی چند نوع هستند :

• شماره تلفن‌های محلی: این شماره‌ها بر اساس مناطق جغرافیایی خاصی هستند که به عنوان مراکز نرخ یا کد منطقه نیز شناخته می‌شوند.
• شماره‌های رایگان: شماره‌های ویژه‌ای هستند که با ۸۰۰، ۸۸۸، ۸۶۶ شروع می‌شوند و به افراد اجازه می‌دهند بدون هیچ‌گونه عوارض یا هزینه‌ای با آن تماس بگیرند.
• اعداد بیهوده: این اعداد اعداد جذاب و به یاد ماندنی مانند ۱ تا ۸۰۰ هستند.

به یاد داشته باشید، می‌توانید شماره تلفن موجود خود را به یک سیستم تلفن مجازی متصل کنید. همان‌طور که شرکت شما گسترش می‌یابد، می‌توانید شماره‌های جدید را انتخاب کنید یا هر زمان که بخواهید آن را تعویض کنید. هنگامی که سیستم تلفن مجازی خود را نصب کردید، آرزو می‌کنید که ای کاش زودتر آن را می‌داشتید. تیم شما از آزادی، انعطاف‌پذیری و صرفه‌جویی‌هایی که یک شماره تلفن مجازی ارائه می‌کند لذت خواهد برد.

خرید شماره مجازی

از جمله شماره های مجازی که می‌توانید به آسانی از آن استفاده کنید، شماره اسکایب و گوگل ویس است. برای خرید شماره مجازی اسکایپ یا خرید شماره مجازی گوگل ویس و یا خرید شماره مجازی آمریکا می‌توانید از خدمات خرید شماره مجازی کافه ارز استفاده کنید. کافی است در وب‌سایت کافه ارز ثبت‌نام کرده و سفارش خود را ثبت کنید.